Zásady ochrany osobných údajov

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

 

TU MÔŽETE NASTAVIŤ GDPR nastavenia

Smernica o spracúvaní osobných údajov

FIRE production o.z.
Právna forma: Občianske združenie
Sídlo: 044 61 Zlatá Idka 276
IČO: 54559448

Registrácia MV SR: VVS/1-900/90-63866

(ďalej len „Prevádzkovateľ“ alebo „Združenie“)

Vo veciach ochrany osobných údajov môžete kontaktovať:

Martin Kalivoda

E-mail: sluzba@fireproduction.sk  https://fireproduction.sk/kontakty/

1. Pôsobnosť a aplikácia Smernice 
   1. Táto Smernica sa vzťahuje na operácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov, realizovaných Prevádzkovateľom, počnúc dňom jeho vzniku.  
   2. Táto Smernica sa nevzťahuje na také spracúvanie osobných údajov, na ktoré sa nevzťahuje GDPR.  
2. Postavenie Združenia pri spracúvaní osobných údajov 

1. Združenie má pri spracúvaní osobných údajov postavenie prevádzkovateľa v zmysle článku 4 bodu 7 GDPR. 
2. Združenie nie je prevádzkovateľom, ak získa osobné údaje náhodným spôsobom bez predchádzajúceho určenia účelov a prostriedkov spracúvania, pričom v takom prípade sa na ňu GDPR nevzťahuje. Môže ísť o situácie, kedy sú Združeniu poskytnuté osobné údaje omylom alebo sú mu poskytnuté také osobné údaje, o ktoré nežiadal a  nemá záujem tieto osobné údaje ďalej spracúvať na žiadne účely.  
3. Účely spracúvania osobných údajov 
   1. Nižšie uvedený zoznam predstavuje kategórie účelov spracúvania, ku ktorým dochádza pri realizácii činnosti Združenia.
      1. Evidencia členov Združenia a prijímanie nových členov
      2. Vedenie účtovníctva
      3. Zmluvná agenda 
      4. Databáza zákazníkov, potenciálnych a bývalých zákazníkov
      5. Databáza dodávateľov, potenciálnych a bývalých dodávateľov
      6. Kamerový a fotografický záznam
      7. Súdne spory a vymáhanie pohľadávok
      8. Odoslaná a prijatá pošta
      9. Archív
      10. Cookies
      11. Eshop
   2. Podrobnosti o spracúvaní osobných údajov jednotlivých kategórií dotknutých osôb sú uvedené v Prílohe 1 tejto smernice.
4. Základné zásady spracúvania osobných údajov  

GDPR upravuje základné zásady spracúvania osobných údajov v článku 5 GDPR. Združenie priebežne zabezpečuje, aby všetky spracovateľské operácie boli realizované v súlade so všetkými zásadami, a to so zásadou zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, zásadou obmedzenia účelu, minimalizácie údajov, zásadou správnosti, zásadou minimalizácie uchovávania, zásadou integrity a dôvernosti a zásadou zodpovednosti.

1. Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov  
   1. GDPR medzi osobitnú kategóriu osobných údajov  (tzv. „citlivé údaje“) zahŕňa také osobné údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách. Ďalej, ako citlivé osobné údaje GDPR výslovne uvádza aj genetické údaje, biometrické údaje na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby, údaje týkajúce sa zdravia alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby. Podľa článku 9 ods. 1 GDPR platí všeobecný zákaz ich spracúvania, ktorý sa neuplatní iba ak sú splnené podmienky uvedené v článku 9 ods. 2 GDPR. 
   2. Združenie pri spracúvaní osobných údajov môže prichádzať do styku aj s citlivými údajmi, v ktorom prípade si od dotknutej osoby pred spracúvaním vyžiada výslovný súhlas na ich spracúvanie. 
2. Práva dotknutých osôb  

Osoby, ktorých sa spracúvané údaje týkajú, majú nasledovné práva súvisiace so spracúvaním: 

Právo na informácie  

1. Transparentnosť je jednou zo základných zásad spracúvania osobných údajov. Združenie do svojich interných postupov preto implementuje opatrenia s cieľom poskytnúť dotknutým osobám informácie týkajúce sa spracúvania. 

Právo na prístup k osobným údajom

1. Právo na prístup zaručuje dotknutej osobe možnosť preveriť, aké osobné údaje o nej Združenie spracúva. 
2. Dotknutá osoba má právo žiadať Združenie o prístup k osobným údajom v súlade s podmienkami podľa článku 15 GDPR. Právo na prístup v prvom rade zahŕňa právo dotknutej osoby získať informáciu, či o nej Združenie spracúva osobné údaje. Len v prípade, že Združenie spracúva osobné údaje o dotknutej osoby, má dotknutá osoba právo ďalej uplatniť ďalšie práva, menovite:
   1. právo na poskytnutie informácií podľa článku 15 ods. 1 GDPR;
   2. právo získať prístup k osobným údajom;
   3. právo na poskytnutie kópie spracúvaných osobných údajov. 

Právo na opravu 

1. Dotknutá osoba má právo žiadať Združenie o opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa jej týkajú a má právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia

Právo na vymazanie

1. Dotknutá osoba má právo dosiahnuť vymazanie svojich osobných údajov zo strany Združenia, ak preukáže splnenie niektorých z uvedených podmienok. Ak dotknutá osoba žiada vymazanie jej osobných údajov z dôvodov nezákonnosti spracúvania, za nezákonné spracúvanie sa považuje pre účely tohto práva len také spracúvanie, o ktorého nezákonnosti právoplatne rozhodol príslušný súd alebo Úrad na ochranu osobných údajov. 
2. Dotknutá osoba musí žiadosť o výmaz osobných údajov dostatočne odôvodniť, najmä odkazom na právny predpis, podľa ktorého by mali jej osobné údaje byť vymazané (článok 17 ods. 1 písm. e) GDPR) alebo odkazom na rozhodnutie, podľa ktorého sú osobné údaje spracúvané Združením nezákonne (článok 17 ods. 1 písm. d) GDPR).  

Právo na obmedzenie spracúvania

1. Dotknutá osoba má právo žiadať Združenie o obmedzenie spracúvania v situáciách predpokladaných v článku 18 GDPR, pričom obsah naplnenia týchto povinností sa posudzuje primeraným spôsobom ako pri posudzovaní dôvodov na vymazanie osobných údajov vysvetlených vyššie. 

Právo na prenosnosť údajov

1. Dotknutá osoba má právo žiadať o poskytnutie osobných údajov podľa článku 20 ods. 1 GDPR len vo vzťahu k osobným údajom, ktoré:
   1. sú spracúvané automatizovaným prostriedkami (t.j. elektronicky);
   2. sú spracúvané na právnom základe súhlasu alebo plnenia zmluvy (podľa článkov 6 ods. 1 písm. a) alebo b) GDPR); a 
   3. ktoré aktívne poskytla Združeniu samotná dotknutá osoba. 
2. Právo na prenosnosť sa nevzťahuje na osobné údaje, ktoré Združenie spracúva na iných právnych základoch ako je súhlas alebo plnenie zmluvy.

Právo namietať 

1. Dotknuté osoby majú právo namietať z dôvodov týkajúcich sa ich konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov Združením na právnom základe verejného alebo oprávneného záujmu. Po prijatí žiadosti dotknutej osoby je Združenie povinné v lehote podľa článku 12 GDPR preukázať dotknutej osobe nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. 
2. Dotknuté osoby majú právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, pričom v tomto prípade je Združenie povinné v rámci lehoty podľa článku 12 GDPR prestať s daným spracúvaním osobných údajov.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

1. Združenie nerealizuje automatizované individuálne rozhodovanie, ani profilovanie. 

Uplatňovanie práv dotknutých osôb   

1. Dotknuté osoby sú oprávnené uplatňovať svoje práva z GDPR voči Združeniu prostredníctvom žiadostí na emailovú adresu sluzba@fireproduction.sk https://fireproduction.sk/kontakty/.
2. Posúdenie vplyvu a predchádzajúca konzultácia 
   1. Združenie vykonalo analýzu povinnosti posúdenia vplyvu a predchádzajúcej konzultácie, a tieto povinnosti jej v súvislosti so spracovateľskými operáciami realizovanými Združením nevyplývajú.  
3. Bezpečnosť osobných údajov  
   1. Združenie osobným údajom, ktoré spracúva, zabezpečuje v každom čase primeranú úroveň ochrany v súlade s GDPR.
4. Ďalšie subjekty zapojené do spracúvania osobných údajov   

Poskytovanie osobných údajov

1. Pri výkone činnosti Združenia môže v určitých prípadoch dochádzať k poskytovaniu osobných údajov Združením ako prevádzkovateľom iným prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom. Ide o subjekty, ktoré poskytujú služby, ktoré Združenie nemá možnosť alebo schopnosť poskytnúť samé, napr. účtovné služby, editovanie textov, grafická úprava fotografií a videí a podobne. Združenie môže niektoré svoje výstupy poskytovať iným prevádzkovateľom, ako napr. Life TV, združenie Timothy a podobne. 
2. Zodpovedná osoba (DPO)   
   1. Združenie vykonalo analýzu povinnosti ustanoviť zodpovednú osobu, a výsledkom analýzy je skutočnosť, že takúto povinnosť nemá. 
3. Likvidácia osobných údajov 
   1. Združenie pravidelne likviduje osobné údaje, ktorým zanikol účel spracúvania. Výmaz neaktuálnych a nepotrebných osobných údajov sa vykonáva pravidelne 1x ročne. Likvidácia sa uskutočňuje technicky bezpečným spôsobom tak, aby sa eliminovalo riziko zneužitia údajov. Listinné nosiče údajov sa skartujú a elektronické nosiče sa vymazávajú, aby sa zabezpečila nemožnosť obnovenia osobných údajov.  
4. Záverečné ustanovenia 
   1. Tieto Zásady boli prijaté Združením za účelom zabezpečenia súladu s GDPR a úpravy práv a povinností príslušných subjektov podieľajúcich sa na spracovateľských operáciách. 
   2. Znenie Zásad bolo vypracované v súlade s GDPR a v nevyhnutnom rozsahu s osobitnými právnymi predpismi. 
   3. Neoddeliteľnou súčasťou týchto Zásad sú aj prílohy. 
   4. Tieto Zásady a všetky vzťahy z neho vyplývajúce sa budú spravovať právnym poriadkom Slovenskej republiky.

V Poprad, dňa 5.12.2023

Príloha č. 1 

Oboznámenie dotknutých osôb so spracovaním osobných údajov, vyhotovené podľa čl. 13 GDPR

Prevádzkovateľ informuje dotknuté osoby o nasledovných špecifikách spracúvania osobných údajov:

Členovia, záujemcovia o členstvo

OÚ – kategórie a príklady Základné identifikačné a kontaktné údaje  meno a priezvisko, titul e-mail,  telefónne číslo, adresa, dátum narodenia aktivita členov, napr. účasť na relevantných akciách a pod.	Účel spracúvania Evidencia členov Združenia, prijímanie nových členov	Právny základ spracúvania Plnenie zákonnej povinnosti – evidencia členov OZ
Zdroje OÚ:  Priamo od členov resp. záujemcov o členstvo	Príjemcovia alebo kategórie príjemcov: Kontrolné orgány – orgány štátnej správy vykonávajúce kontrolu nad činnosťou Združenia (napr. MV SR a pod.)	Prenášanie mimo EU/EHP:  Osobné údaje sa neprenášajú mimo územie EU/EHP.  Doba uchovávania: Počas trvania členstva a 5 rokov po jeho skončení.

Zmluvní partneri

OÚ – kategórie a príklady Základné identifikačné a kontaktné údaje  meno a priezvisko,  pozícia, spoločnosť pracovný e-mail, telefónne číslo,  pracovná adresa, platobné a dodacie údaje.	Účel spracúvania Databáza obchodných partnerov (dodávateľov, zákazníkov) Zasielanie noviniek Zlepšovanie kvality produktov a služieb.	Právny základ spracúvania Uzavretie a plnenie zmluvy  Predzmluvné vzťahy Oprávnený záujem
Zdroje OÚ:  Priamo od zmluvných partnerov, prípadne z verejne dostupných zdrojov (napr. obchodný register, živnostenský register).	Príjemcovia alebo kategórie príjemcov: Kontrolné orgány – orgány štátnej správy a územnej samosprávy vykonávajúce kontrolu nad činnosťou prevádzkovateľa  Finančné orgány, banky, súdy, súdni exekútori Niektoré limitované údaje môžu byť poskytnuté externým poradcom a poskytovateľom služieb, napr. IT služieb, účtovníctvo a pod.	Prenášanie mimo EU/EHP:  Osobné údaje sa neprenášajú mimo územie EU/EHP.  Doba uchovávania: V zmysle právnych predpisov, napr. niektoré účtovné dokumenty je potrebné uchovávať 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú Iné dokumenty: 3 roky po končení zmluvného pomeru, resp. podľa zákonom stanovených pravidiel

Účastníci eventov, poskytovatelia interview na verejnosti, iné dotknuté osoby snímané kamerami alebo na fotografiách

OÚ – kategórie a príklady Základné identifikačné a kontaktné údaje  meno a priezvisko, zamestnanie (ak ide o osobné interview, nie hromadné akcie)  videozáznam resp. fotografia postavy, chôdze, činnosti, prípadne tváre dotknutej osoby  dátum narodenia, číslo občianskeho preukazu alebo iného dokladu (ak sa zariaďuje ubytovanie)	Účel spracúvania Vytváranie videozáznamov a fotografií z eventov, koncertov, konferencií  Vytváranie videozáznamov z rozhovorov poskytnutých dotknutou osobou vo verejných priestranstvách, najmä ide o osobné svedectvá, skúsenosti, rady, odporúčania, prežívanie, resp. čo dotknutá osoba sama chce zdieľať s verejnosťou Organizácia konferencií, ubytovanie	Právny základ spracúvania Súhlas so spracúvaním osobných údajov – ak ide o rozhovory priamo s dotknutou osobou;  Oprávnený záujem – ak ide o hromadné akcie, eventy, resp. ak nie je možné súhlasy získať  Predzmluvné vzťahy a plnenie zmluvy – ak ide o žiadosť o zabezpečenie alebo sprostredkovanie ubytovania
Zdroje OÚ:  Priamo od dotknutej osoby	Príjemcovia alebo kategórie príjemcov: Kontrolné orgány – orgány štátnej správy a územnej samosprávy vykonávajúce kontrolu nad činnosťou prevádzkovateľa  Niektoré výstupy činnosti prevádzkovateľa môžu byť poskytnuté externým poradcom a poskytovateľom služieb, napr. IT služieb, a tiež iným prevádzkovateľom, ako napr. Life TV, združenie Timothy a pod.	Prenášanie mimo EU/EHP:  Osobné údaje sa neprenášajú mimo územie EÚ / EHP.  Doba uchovávania: 10 rokov od vyhotovenia záznamu

Zákazníci e-shopu

OÚ – kategórie a príklady Základné identifikačné a kontaktné údaje  meno a priezvisko emailová adresa telefónne číslo adresa pre dodanie zásielky	Účel spracúvania doručenie objednaného tovaru	Právny základ spracúvania Uzavretie zmluvy, resp. predzmluvné vzťahy
Zdroje OÚ:  Priamo od dotknutej osoby	Príjemcovia alebo kategórie príjemcov: Niektoré limitované údaje môžu byť poskytnuté poštovému podniku, resp. doručovateľovi	Prenášanie mimo EU/EHP:  Osobné údaje sa neprenášajú mimo územie EÚ / EHP.  Doba uchovávania: Ako účtovné záznamy

Užívatelia osobných konzultácií

OÚ – kategórie a príklady Základné identifikačné a kontaktné údaje  V závislosti od toho, aký komunikačný kanál osoba použije na kontaktovanie Prevádzkovateľa, napr. e-mail, Messenger, iná chatovacia aplikácia, telefón, osobná konzultácia  meno a priezvisko, prezývka, alias (podľa voľby dotknutej osoby) kontaktný údaj – telefónne číslo, emailová adresa, FB profil na Messengeri…  údaje zdieľané dotknutou osobou, ktoré súvisia s požadovanou konzultáciou (môže ísť aj o citlivé údaje ako sú zdravotný stav, rodinný život a pod.)	Účel spracúvania poskytovanie osobných konzultácií, poradenstva, mentoringu a pod. výlučne na vyžiadanie od dotknutej osoby	Právny základ spracúvania Súhlas so spracúvaním osobných údajov
Zdroje OÚ:  Priamo od dotknutej osoby	Príjemcovia alebo kategórie príjemcov: Nezdieľa sa	Prenášanie mimo EU/EHP:  Osobné údaje sa neprenášajú mimo územie EÚ / EHP.  Doba uchovávania:  2 roky od realizácie komunikácie

Rôzne: 

Poskytovanie osobných údajov Dotknutou osobou nie je zákonnou a/alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy medzi Prevádzkovateľom a Dotknutou osobou. Dotknutá osoba nie je povinná osobné údaje poskytnúť.